X
تبلیغات
مدیریت و فناوری اطلاعات - بروکراسی مزایا و معایب- مقاله 1
مطالب این قسمت طی چند مقاله ارایه می گردد که از منابع گوناگون و اینترنت تهیه شده است

مقدمه

کلمه “بروکراسی ” ابتداء در قرن هیجدهم توسط اقتصادان فرانسوی به نام “وینست دوگورنیمطرح شد. اما در سال ۱۹۱۰ جامعه شناس آلمانی ماکس وبر موضوع و بحث بروکراسی را عنوان و تشریح کرد. بروکراسی از دو کلمه برو به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میز تحریر اطلاق می شود. و کراسی که معنای یونانی دارد به مفهوم حکومت و اداره کردن است. بوروکراسی بصورت یک نظام فوق العاده موفقیت آمیز جهت سازماندهی موسسات اداری و خدماتی ارائه شده است و وبر با توجه به شرایط اقتصادی سیاسی و بی نظمی های اداری  قرن بیستم و ظهور و شروع جنگ بین الملل  اول (۱۹۱۸- ۱۹۱۴) به مطالعه سازمانهای دولتی در اروپا پرداخت و به معرفی چهار چوبی  برای اداره صحیح و اثر بخش سازمانها اقدام نمود. وی در این فکر بود که چگونه می توان به طراحی سازمانها پرداخت تا براساس ویژگیهای تعیین شده ، نقش مثبت و سازنده ای در جوامع داشته باشند.

تئوری بوروکراسی (دیوان‌سالاری)

نظریه بوروکراسی یکی از نظریاتی است که بر اساس اعتقاد به مدل ماشین‌گونه از سازمان پایه‌ریزی شده است. اصطلاح بوروکراسی یکی از مفاهیم جنجالی و چالش برانگیز محافل آکادمیک مدیریت می‌باشد. این اصطلاح در قرن هیجدهم پا به عرصه وجود گذاشته و از لحاظ نظری همگام با پیدایش ابر سازمان‌ها و ابر صنایع مورد مطالعه قرار گرفته است.

بوروکراسی از نظر اصطلاحی به معنای اداره نمودن از طریق دفاتر و قوانین و مقررات است. بوروکراسی از نظر عموم، مفهومی منفی و انتقادپذیر داشته و اغلب آثار منفی آن مانند کاغذبازی و کندی جریان امور اداری، در ذهن توده مردم تداعی می‌شود.

بوروکراسی در آغاز با معنی منفی همراه بود و در واقع به مفهوم قدرت بی­مهاری تلقی می شد که می خواهد همه جامعه را ببلعد. «بالزاک» که با کتاب «کارمندان» واژه،بوروکراسی را رواج داد، آن را «قدرتی هيولايي می شمرد» که «به دست جماعت کوتوله ها افتاده است»

بوروکراسی، به معنی یک روش سازماندهی و مدیریت است که در آن رعایت قوانین و مقررات، ثبت کلیه مکاتبات و جریان امور، رعایت سلسله مراتب، تخصص‌گرایی و ساختار رسمی مورد توجه اکید قرار می‌گیرد. بوروکراسی در معنای متفاوت دیگری نیز بکار می رود از جمله:

 ۱- بوروکراسی به معنای سازمان معقول

2-روکراسی به معنای عدم کارایی سازمان

۳بورکراسی به معنای حکومت به دست ماموران اداری

۴بوروکراسی به معنای اداره عمومی

۵بوروکراسی به معنای سازمان

6-بوروکراسی به معنای جامعه نوین

7- بروکراسی، تشریفات زائد است یعنی کاغذ بازی و مقررات اضافی که موجب از بین رفتن کارایی می شود. این معنی منفی کلمه است.

8- بروکراسی، دستگاهی اداری است، یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی. این معنا، مشابه تشریفات زائد است.

9- بروکراسی، نوعی شکل سازمانی است، دارای ویژگی های مشخص از قبیل سلسله مراتب اختیار و نظام مقررات (ماکس وبر(

ماکس وبر از بزرگترین اندیشمندان علوم اجتماعی در اوایل قرن بیستم بود که زمینه دانشگاهی مطالعات او تاریخ اقتصادی بود اما آموزه‌های او در فلسفه، حقوق و بیش از همه در علوم اجتماعی مورد توجه قرار گرفت. البته توجه به وی در علوم اجتماعی هم به میزان زیادی به سال‌های بعد از جنگ  جهانی دوم و پس از معرفی وی در آمریکا توسط پارسنز بر‌می‌گردد. با این حال گسترده‌ترین و نه عمیق‌ترین و مهمترین تاثیر او یعنی رابطه میان اقتصاد و دین حتی در سالهای قبل نیز تاثیرگذاری خود را شروع کرده بود. به همین ترتیب تاثیر وبر بر انسان‌شناسی را نیز می‌توان در دو حوزه بررسی کرد؛ رابطه دین و اقتصاد، که در واقع مورد مطالعاتی وبر بود. و حوزه دوم که تحت تاثیر رویکرد معنایی و تفسیری وبر قرار داشت و انسان‌شناسی تفسیری به میزان زیادی حاصل همین تاثیر وبر بوده است . از مشکلات بررسی تاثیر وبر بر انسان‌شناسی محدودیت و حتی فقدان منابع در زبان فارسی و دسترسی محدود به منابع غیر فارسی است.

ماکس وبر از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور، از نخستین پیشگامان تفکر مدیریت بود که پیش از این از آنها سخن گفته شد. اما برخلاف آنها، وبر یک دانشگاهی بود نه یک مدیر اجرایی. علاقه او به سازمان ها و ساختار اختیار در آنها سرچشمه گرفت. او می خواست بداند چرا کارکنان سازمانی از افراد ما فوق پیروی می کنند. مشاهدات مطالعات و نتیجه گیریهای او، برای نخستین بار در ۱۹۴۷از زبان آلمانی ترجمه و انتشار یافت. در این نوشته که به نام تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی بود او واژه بروکراسی را برای ترویج نوعی سازمان که کما بیش عملاًدر هر موسسه خصوصی و عمومی وجود دارد به کار برد.

وبر با تجزیه و تحلیل سازمان ها ۳ نوع اختیار مشروع را شناسایی می کند:

۱- سنتی

۲- کاریز ماتیک

۳- عقلایی یا قانونی

نخست لازم است بدانیم منظور از اختیار مشروع چه بود. اختیار را باید از قدرت متمایز دانست. قدرت موضوعی یک طرفه است. دارنده آن می تواند از طریق زور یا پاداش، دیگری را وادارد که به دلخواه او رفتار کند. اما در اختیار، قبول حاکمیت توسط فرو دستان نیز نهفته است. به بیان دیگر اختیار را می توان تنها محدوده مورد موافقت فرودستان به کار برد. منظور وبر از اختیار مشروع، همین موقعیت اخیر است. سه نوع اختیار مشروع تشریح شده توسط وبر را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:

1-      اختیارات فردی یا حکومت فرهی (اختیار کاریزماتیک ) : که برپایه صفات شخصی رهبر و نیروی ویژه او استوار است . شخص رهبر در پرتوویژگیها و جذبه خود موفق می شود، اختیاراتی را برای خود به دست آورده و مرکز قدرت و فرماندهی می گردد . وبر آن را به عنوان حکومت اجتماعات اولیه مشخص می سازد . در این نوع حکومت کیفیت اختیار بر پایه و اساس خصوصیات شخصی رهبر پایه گذاری گردیده است . وبر از کلمه یونانی                   ( Charisma ) وفره استفاده نموده است و معتقد است که فرد رهبر در این سیستم حکومت از تقوا ، زهد و پرهیزگاری مافوق طبیعت برخوردار بوده و به آن عمل نموده است . نمونه این نوع رهبران ، پیغمبران و رهبران سیاسی می باشند . اگر رهبری به معنای واقعی خود ادامه نیابد ، اختیارات هم با از بین رفتن رهبر واقعی از بین خواهد رفت . معمولاً اختلافاتی که بعد از رهبران سیاسی و مذهبی و سازمانی پس از تشکیل یافتن به وجود می آید ، به خاطر جانشینی آنها است که متعاقباً منجر به تشکیل دسته جات و فرقه های مختلفی می گردد . همچنین در آن پذیرش از وفاداری و اعتماد به توانایی های شخصی حکمران سرچشمه می گیرد.

2-      اختیار عرفی و یا حکومت نقلی ( اختیار سنتی ): بنیان آن بر اساس عرف ، عادت ، سنت و آئین هر اجتماع مبتنی بر مذهب و اصالت نقل می باشد و صرفاً با گذشت زمان و استقبال همگان ضمانت اجراء پیدا می کند . در صورتی که احراز پست رهبری براساس وراثت پایه ریزی گردیده باشد ، نقش رهبر نقشی است غیر از نقش شخصی و یا فردی وی . ماکس وبر در پرتو وجود اختیارات عرفی و یا حکومت نقلی به این نتیجه رسید که تشکیلات و فرم سازمان حقیقی دارای دو سیستم و یا دو نمونه بارز در این مرحله می گردد : همچنین در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود.   

 الف سیستم موروثی ؛ جائی که تمام مریدان و یا پیروان رهبر کارهای خویش را براساس دریافت مزد و پاداش انجام می دهند و مشاغل آنها بین خانواده های مریدان و اطرافیان تقسیم می گردد .

 ب - سیستم فئودالیسم که مریدان و یا عضوهای ارشد سازمانی دارای آزادی زیادتری بوده و از خود منافع و درآمد کافی داشته و خود را به طور عرف و عادت مدیون رهبر دانسته و به او وفادار خواهند بود . در سیستم فئودالیته، پایه و اساس کار ، برروی جنبه های پرداخت عشریه مادی و دریافت حقوق دائمی بوده است . نمونه این سازمانها ؛ کارخانه فورد آمریکا است .

3-      اختیارات قانونی و یا حکومت عقلی ؛ که مدار آن بر مذهب ، اصالت ، عقل و منطق بنیانگذاری گردیده است و سلسله احکامی که از استنباطات منطقی و عقلانی حاصل می گردد ، توسط افراد جامعه به منزله قانون پذیرفته می شود . پذیرش از مقام یا سمت دارنده یا اختیار که توسط مقررات و دستور العمل های سازمان محدود و مشخص شده، ناشی می شود. امروزه این شکل است که در اکثر سازمان ها وجود دارند و این شکلی است که وبر به آن نام بروکراسی داده است.

وبر معتقد است یکی دیگر از مبانی اختیارات، قوانین و مقررات صریح و روشنی است که موجودیت سازمان را جنبه عقلایی می دهد و اختیارات را در نظر مرئوسین مشروع جلوه گر می نماید.

همچنین او معتقد است سوابق، محیط اجتماعی و شرایط فرهنگی مختلف، عواملی هستندکه مبانی اختیارات را در سازمان ها تعیین می نمایند. مثلاً در جوامع قرون وسطایی اغلب اختیارات ناشی از رسم سنت بود و در جوامع مدرن امروزی اغلب اختیارات ریشه های بروکراتیک و در سازمان های انقلابی مثلاً انقلاب ۱۹۱۷روسیه اختیارات اغلب منشأ جذبه شخصی داشته است. از طرف دیگر وبر می گوید: «اختیارات خانواده حتی در جوامع بروکراتیک بر مبنای رسم و سنت، اختیارات سازمان های وسیع و پیچیده حتی در دوران قرون وسطایی بر اساس بروکراسی یا قوانین و مقررات و بالاخره اختیارات احزاب سیاسی و انقلابی حتی در یک جامعه کهنه و قدیمی بر اساس کاریزماتیک یا جذبه استوار می باشد.» وبر پس از تجزیه و تحلیل بالا نتیجه گیری می کند که اداره ی مؤثر و مفید سازمان های وسیع و پیچیده امروز مستلزم اعمال اختیارات مبتنی بر مبنای بروکراتیک است. مبانی دیگر اختیارات نظیر کاریزما و یا رسم و سنت هیچکدام قادر نیست احتیاجات سازمان های جوامع امروزی را جوابگو باشد زیرا فاقد یک سیستم منظم تقسیم و تخصصی کردن کارهای سازمان است و ثانیاً اساس و پایه های منطقی و عقلایی را برای انجام مؤثر فعالیت های سازمان ایجاد نمی کند و در اختیار نمی گذارد.

توجه ماکس وبر، ، بیشتر معطوف به این مسئله بود که چگونه می توان ساختار سازمانها را به طور مناسبی طراحی کرد . افکار و نظریه های وبر ، تأثیر عمده ای بر رشته های مدیریت و جامعه شناسی سازمانها داشت . این افکار حدودی در واکنش نسبت به تلقی او از کاستیهای سازمانهای عصر خودش شکل گرفت . دولت وقت آلمان ، موضوع ویژه مورد مطالعه وبر بود . وی بر این باور بود که افراد به دلیل موقعیت اجتماعی خاص و وجهه و اعتبارشان اقتدار می یابند و در منصب های اصلی و مهم ساختار اجتماعی آلمان قرار می گیرند ، نه به دلیل توانائیها و شایستگی هایشان . به همین دلیل او مدعی بود که سازمانها با همه ظرفیت و توان خود کار نمی کنند . بنابراین باید شکل جدیدی از سازمان را طراحی کرد که به حل این مسئله کمک کند در عمق تفکر وبر ، مفهوم بوروکراسی قرار دارد . یعنی شکل سازمانی مطلوبی که به طور منطقی طراحی گردد بسیار کارا باشد ، از اصول منطق و نظم پیروی کند ، و بر مبنای اختیار مشروع بنا نهاده شود .

ساختار ایده آل سازمان های بروکراتیک (ویژگی های اصلی بروکراسی)

وبر ساختار ایده آل سازمان های بروکراتیک امروزی را بر اصول زیر استوار و آن ها را به تفصیل بیان کرده است:

تنظیم وظایف رسمی و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن: وبر معتقد است که سازمان های عقلایی امروزه باید مداومت و ثبات خود را حفظ کنند و برای انجام دادن وظایف سازمانی رفتار و راه حل های استاندارد و یکنواختی را به وجود آورد. وجود قواعد به این دلیل لازم است که امکان اینکه وظایف سازمان های وسیع به صورت مواردی منحصر به فرد و انفرادی به طور مؤثر و با صرفه انجام گیرد بسیارضعیف و یا اصولاًغیر ممکن است.

ایجاد زمینه برای ابراز شایستگی

الف) تقسیم منظم کارها برای مسئولین تعهد و مسئولیت ایجاد می کند.

ب) برای تسهیل انجام این چنین مسئولیت ها، اختیارات لازم را تفویض می نماید.

ج) و بالاخره مسائل را مناسب با شرایط مختلف دقیقاً مشخص نموده و در اختیار مجریان قرار دهد. به عبارت دیگر ایجاد زمینه مناسب برای ابراز شایستگی در سازمان بر اساس تقسیم منظم (کار، حقوق و قدرت) امکان پذیر خواهد بود. بنابراین، نه تنها افراد سازمان باید شغل خود را صراحتاً بشناسند و وسایل مورد لزوم را یکی از عوامل مهم فرماندهی بر دیگران است در اختیار داشته باشند، بلکه باید به حدود شغل، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گلیم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئولیت و نقش دیگران قدم نگذارند و هدف های کلی سازمان را تحت الشعاع هدف های خود در نیاورند.

استقرارسیستم آموزش های فنی و تخصصی: معمولاً قواعد و مقرراتی که در هر پست و مقام، وظایف ساز مانی را محدود و مقید می کند، اغلب فنی ، تخصصی و منطبق بر فرم های مختلف سازمانی می باشند. بنابراین تنها کسانی می توانند در این تیپ ها به ایفای موفقیت آمیز مسئولیت های خود بپردازند که از آموزش فنی و تخصصی بهره کافی گرفته باشند. وبر همچنین معتقد است که اختیارات بروکراتیک مدیر در پست های سازمانی وسیع، از دانش تحصیلات و آموزش های تخصصی او ریشه می گیرد زیرا دانش و آموزش فنی یک مدیر است که اختیارات او را هم در نظر مرئوسین، مشروع و قابل قبول جلوه گر می سازد.

ایجاد سلسله مراتبی از مقامات و پست های سازمانی: به نظر وبر اطاعت و انجام دادن کار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمی آید و باید به طور منظم مورد بازرسی و نظارت قرار گیرد. لذا به منظور حصول یک سیستم نظارت همه جانبه باید بین پستها و مقامات سازمانی و واحد های تحت سرپرستی آن ها، سلسله مراتب فرماندهی و نظارت ایجاد گردد تا ضمن آن پست ها و واحد های تحت نظارت و بازرسی دقیق مقامات بالاتر قرار گرفته، مقید به پیروی از اصول و مقرراتی استاندارد باشند.

تفکیک مدیریت و مالکیت: وبر تأکید می کند که اعضای اداری و مدیریت سازمان ها از مالکین و هیئت امنای سازمان مجزا باشند. بعلاوه مایملک سازمان نیز باید کاملاً از مایملک اعضای اداری سازمان تفکیک گردد. همچنین نباید مقام و موقعیت رسمی ناشی از سازمان با مقام و موقعیتی که بر اثر عوامل غیر از سازمان برای مدیران ایجاد می گردد اشتباه شود و به جای هم به کار نرود.

آزادی سازمانی: وبر معتقد است که برای آزادی سازمانی، لازم است که از یک طرف منابع سازمانی از قید و نفوذ خارجی رها گردد و مطابق احتیاجات سازمانی تشخیص داده شود. از طرف دیگر مشاغل سازمانی نیز باید متناسباً به افراد شایسته و لایق توزیع و به آنها واگذار گردد.

ایجاد سیستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارک در سازمان: یکی از موارد قوی انتقادات مخالفین بروکراسی این است که نگهداری و جریان بیش از حد پرونده ها و مدارک در سازمان نه تنها برای یک سازمان منطقی و عقلایی نیست بلکه سبب ایجاد قرطاس بازی و دوباره کاری های بی مورد می شود و این خود دلیلی است بر غیر عقلایی بودن کارها. ولی وبر معتقد است تنها ضابطه ای که می تواند همیشه نشان دهد که قواعد و نرم های سازمانی کاملاً اجرا شده است همانا ایجاد یک سیستم منظم بایگانی، ثبت و ضبط مدارک در سازمان است زیرا در غیر این صورت با ارتباطات شفاهی و لفظی نمی توان منظور فوق را تأیید نمود.

ایجاد سیستم منطقی حقوق و مزایا: وبر معتقد است که پاداش های مادی باید جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد نه مشتری یا ارباب رجوع. این امر افراد را به سوی سازمان و هدف هایش رهنمون می سازد. بعلاوه باید سیستم تر فیع آن چنان منظم باشد که قدرت تحرک و جاه طلبی افراد را در کار ارضاءکند و آن ها را نسبت به شغلشان بیشتر وفادار سازد.

اتزیونی معتقد است که کلیه تجزیه و تحلیل ماکس وبر را باید شامل اصولی دانست که در اطراف یک شکل اساسی سازمان دور می زند و آن این است که ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ های خارجی آسیب پذیر است و ضرورت دارد که به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنین فشارها، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصمیمات خود را خارج از نفوذ های خارجی و به منظور تحقق هدف های خود اتخاذ نماید. شاید این مهمترین دلیلی باشد که مدل ایده آل بروکراسی یک سیستم بسته است.

ویژگی های یاد شده سازمان بروکراتیک، موجب می شود که اختیار صاحب منصبان، تابع مقررات و شیوه های منتشر شده ای باشد. از این جاست که اختیار مشروعیت دارد و مستبدانه نیست. این نکته بیش از هر چیز باعث شد وبر اظهار کند که ساز مان بروکراتیک می تواند به بالاترین درجه کارایی برسد و به این معنا عقلانی ترین وسیله شناخته شده برای اجرای کنترل ضروری بر سازمانهاست

+ نوشته شده توسط حامد خرسند در پنجشنبه ششم آبان 1389 و ساعت 13:16 |